Carriera
La logistica dei trasporti è un business il cui successo dipende al 100% dalla stretta osservanza di tutti gli indici KPI e delle esigenze dei Сlienti. Tuttavia, se è necessario impegnare mezzi esterni, sorge sempre la domanda: come scegliere un trasportatore affidabile e consegnare il carico in modo sicuro e puntuale? La domanda posta diventa particolarmente importante quando guardiamo la cosiddetta "lista nera" dei trasportatori: rottura del carico, furto e danneggiamento delle merci, comportamento scorretto dei conducenti. L'elenco delle lamentele indirizzato ai trasportatori può essere sviluppato all’infinito. Nondimeno, la domanda sembra sempre la stessa: come evitare i truffatori e garantire al cliente un servizio di trasporto di alta qualità.
Abbiamo parlato con gli esperti del gruppo internazionale di trasporto e di logistica AsstrA-Associated Traffic AG sul processo di selezione dei trasportatori.
Come diventare un potenziale Partner di AsstrA?
Vladimir Efremov, Vice Direttore COO responsabile di SRM in АsstrA Management:
Ci sono due possibilità per acquisire nuovi fornitori. La prima: quando il trasportatore ci offre la cooperazione compilando l'apposito modulo sul sito web o contattando uno degli uffici di AsstrA. Allacciamo molti contatti nelle fiere del settore come TransRussia o BreakBulk Europe. La seconda opzione si verifica in caso di mancanza dei mezzi su alcune rotte o sulle nuove direzioni, per cui i nostri spedizionieri devono cercare nuove opportunità. In questo caso, il reparto di vendite elabora le informazioni sui fornitori in base ai requisiti e, indipendentemente o in cooperazione con le unità operative, redige le lettere, contatta direttamente i trasportatori offrendo la cooperazione.
Quali sono i requisiti minimi per i fornitori nella prima fase?
Vladimir Efremov:
Ogni azienda di trasporto e di logistica che offre prodotti e servizi a prezzi, e al livello, appropriato può diventare un fornitore di AsstrA. Scegliamo le migliori offerte in termini di prezzo e qualità. È richiesta la disponibilità di mezzi adeguati o un livello adeguato di servizio. Controlliamo la conformità, verifichiamo i dati, dopo di che il potenziale trasportatore diventa un fornitore di AsstrA.
Michał Młynarski, Svolgente il ruolo del capo del dipartimento SRM:
In pratica, tutto dipende dallo specifico trasporto e dai requisiti di un determinato cliente. Prima di tutto, occorre decidere se possiamo lavorare con una società di spedizioni oppure fornire solo i nostri veicoli. E anche qual è l'età massima e le condizioni dei mezzi di trasporto, la disponibilità delle autorizzazioni dal trasportatore e così via. I nostri standard di base includono: veicoli che soddisfano gli standard ambientali Euro 5 e Euro 6, nonché gli attuali accordi di assicurazione sulla responsabilità civile del vettore. Solo questi due requisiti consentono di selezionare nella fase iniziale un numero piuttosto elevato di potenziali trasportatori.
A quali controlli è soggetto il trasportatore nella fase iniziale?
Michał Młynarski:
Il controllo del trasportatore inizia nel nostro reparto di SRM (Suppliers Relationship Management Division). Gli specialisti di AsstrA controllano i documenti di registrazione del trasportatore, le licenze e l'assicurazione di responsabilità civile. In questa fase viene verificata l'effettiva capacità del vettore di effettuare il trasporto. Controlliamo se possiede le opzioni assicurative aggiuntive per il trasporto di specifici gruppi di merci su determinate rotte. Poi passiamo alla verifica della credibilità del trasportatore: verifichiamo i suoi recapiti, confrontiamo i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail dei referenti con i dati che compaiono nei database, nella documentazione, sulle borse di carichi e mezzi e nelle fonti di informazioni pubbliche. Chiediamo le raccomandazioni e verifichiamo la loro validità.
In questo modo, eseguiamo tutti i controlli possibili per assicurarci che ci abbia contattato un vero vettore non un imbroglione.
Esistono restrizioni per i nuovi trasportatori per quanto riguarda il numero di ordini o rotte?
Vladimir Efremov:
Non assumiamo nuove società di trasporto e logistica per il trasporto su richiesta dei nostri principali Сlienti, così come nel trasporto di beni facilmente commerciabili e costosi. Commissioniamo alle nuove società semplici ordini di trasporto standard. All'inizio della cooperazione, dobbiamo accertarci della qualità e dell'affidabilità di questi fornitori e quindi collaborare. Ci sono alcune restrizioni relative alle nuove società di recente ingaggio, volte a migliorare la sicurezza e la sostenibilità dell'azienda. Facciamo in modo che la partecipazione di un fornitore non superi il 30% della quota per i Сlienti e il 15% per la trade -lane.
In che modo viene garantita al cliente la sicurezza dal punto di vista legale?
Vladimir Efremov:
La responsabilità del vettore per gli eventi quali la rottura del carico, il danneggiamento del veicolo, ecc. è stabilita negli accordi di cooperazione con il vettore e nelle condizioni generali di collaborazione tra AsstrA e i fornitori. Dopo il trasporto completato effettuiamo il controllo obbligatorio della qualità del trasporto e valutiamo le possibilità di un'ulteriore cooperazione con il fornitore, tenendo conto di un'alta percentuale di ritardi nei trasporti.
Dopo quanto tempo, il fornitore può essere considerato credibile da AsstrA? Dopo un anno, due o tre anni?
Michał Młynarski:
Abbiamo introdotto nella nostra azienda un sistema di valutazione. La valutazione del vettore si basa su una serie di parametri, quali: numero di ordini, fatturato incluso la cooperazione con un determinato fornitore, dimensioni della flotta di trasporto, percentuale di incongruenze (ritardi), ecc. Più alto è il rating, più affidabile è per noi il fornitore.
Il gruppo AsstrA possiede una lista nera di operatori?
Michał Młynarski:
Sì, abbiamo la nostra lista nera dei trasportatori. Di solito, le imprese finiscono su di essa per due motivi: il trasportatore non ha adempiuto ai suoi obblighi ai sensi del contratto (ritardo, rottura di carico, la mancanza di informazioni relative al veicolo, etc.), oppure si è rivelato un truffatore: durante la verifica dei documenti e informazioni si sono verificate non conformità (ad es. assicurazione falsa o falso documento di immatricolazione dell’auto). Riceviamo anche informazioni sui trasportatori inaffidabili direttamente dai Сlienti e dalle associazioni a cui apparteniamo.
Inviamo regolarmente le informazioni sulle truffe scoperte alla borsa di carichi e mezzi e alle associazioni di trasporto. Nel caso in cui i documenti della reale società di trasporto siano stati falsificati, contattiamo il vettore reale e lo avvisiamo di questa situazione.
Consigli generali nella scelta di un'azienda di trasporti?
Michał Młynarski:
Bisogna controllare sempre i fornitori e più specificamente la loro presenza sulle borse di carichi e mezzi, e nei database di registrazione. I dati di contatto potrebbero variare a seconda della fonte. Si deve controllare le licenze e i documenti nei registri, la disponibilità delle targhe sulle polizze di assicurazione. È molto importante assicurarsi quando la società sia stata fondata e se è cambiata la sua titolarità. I truffatori spesso acquistano e utilizzano società di trasporto e logistica esistenti. Sono rilevanti anche le raccomandazioni dei nostri Partner fissi e delle associazioni professionali di trasportatori.
Crediamo ai fatti e ai documenti, e non alle parole.